Od ponad roku wszyscy zmagamy się panująca pandemią Covid-19. Jeszcze rok temu bardzo niewiele osób rozmawiało o zdalnej pracy, spotkaniach online, sprzedaży przez internet. Prawie każdy poznał Zoom, Teams i podobne aplikacje. Jeśli nie w pracy, to dzięki zdalnej szkole naszych dzieci. Pandemia wymusiła na firmach (czytaj przyspieszyła) wdrożenie procesów zdalnego przystąpienia pracowników do ubezpieczenia grupowego.
Do tej pory każdy wypełniał deklarację przystąpienia do ubezpieczenia, przekazywał ją do działu kadr i w ten sposób stawał się osobą ubezpieczoną. Niestety pandemia spowodowała, że staramy się unikać kontaktu z dokumentami w formie papierowej. Dlatego powstała konieczność wdrożenia wielu rozwiązań online. Ważne, żeby oba procesy przystąpienia – w formie papierowej i elektronicznej – mogły funkcjonować obok siebie, w zależności od potrzeb i preferencji pracownika.
Jak wygląda zdalne przystąpienie do ubezpieczenia?
Samo przystąpienie zdalne w zależności od towarzystwa ubezpieczeniowego może być zawarte na dwa sposoby:
- dedykowany link do strony internetowej towarzystwa ubezpieczeniowego,
- personalizowany link dla konkretnej osoby.
Metoda pierwsza
Pierwsza metoda jest dużo łatwiejsza. Pracownik otwiera link i wyświetla mu się strona, na której uzupełnia swoje dane osobowe, podaje osoby uposażone i wysyła. Łatwe i bardzo proste rozwiązanie. Potwierdzeniem przystąpienia do ubezpieczenia jest dokument, który jest generowany po pierwszym dniu objęcia ubezpieczeniem pracownika.
Administrator ubezpieczenia ma stały dostęp do informacji, kto z pracowników już wypełnił deklarację, a kto jeszcze ociąga się z decyzją. Dzięki temu mamy pełną kontrolę nad procesem przystępowania zatrudnionych do ubezpieczenia grupowego.
Metoda druga
Druga metoda z powodu swoich wymagań – adres mailowy – jest trochę kłopotliwa ze względu na przepisy RODO. Mianowicie, aby wysłać personalizowany link do konkretnej osoby, niezbędny jest adres mailowy pracownika. I z tym może być problem, gdyż nie każdy pracownik posługuje się służbowym adresem mailowym – ten może być udostępniony tylko przez pracodawcę.
Zaś aby wysłać informację na prywatny adres mailowy, pracodawca musi posiadać stosowną zgodę pracownika na udostępnienie jego prywatnego adresu podmiotom trzecim – w tym wypadku towarzystwu ubezpieczeniowemu. Jednak jeśli już pokonamy te formalno-prawne przeszkody, samo przystąpienie do ubezpieczenia grupowego wygląda podobnie jak w pierwszej metodzie.
Zawarcie ubezpieczenia grupowego online – co warto zapamiętać
Wybranie metody przystąpienia do programu ubezpieczeniowego – w formie papierowej lub online – zależy od specyfiki i branży firmy, której pracownicy wybierają ubezpieczenie grupowe. Firmy produkcyjne, które zatrudniają wielu pracowników na liniach produkcyjnych najczęściej nie zakładają kont mailowych i wtedy pozostaje klasyczne rozwiązanie w formie papierowej. Natomiast firmy zatrudniające pracowników biurowych, pracowników high-tech zdecydowanie wybiorą metodę online jako najbardziej odpowiednią.
Przystąpienie online jest bardzo wygodnym sposobem wyboru ubezpieczenia grupowego, zwłaszcza w okresie epidemii. Należy jednak pamiętać, by tę formę traktować jako uzupełnienie tradycyjnej (papierowej) metody wypełniania dokumentów.
Powinna być ona także ważnym punktem przy wyborze oferenta w procesie przygotowania, porównania ofert i rekomendacji brokerskiej.
WIESŁAW MRÓZ, BROKER UBEZPIECZENIOWY
