Odpowiedź brzmi TAK – zarówno specjalista kadrowo-płacowy zatrudniony na etacie, jak i biuro rachunkowe obsługujące kadry i płace na zlecenie, mogą zabezpieczyć się ubezpieczeniem od błędów w pracy. W praktyce chodzi o dobrowolne OC zawodowe, które może pokrywać szkody wynikłe z pomyłki w naliczeniach, dokumentacji czy rozliczeniach, zgodnie z zakresem polisy.
Zanim wybierzecie polisę, warto jednak wiedzieć, że zakres odpowiedzialności, a więc i ochrony, wygląda inaczej dla etatowego pracownika, a inaczej dla biura księgowego działającego na zlecenie.
Wykonywanie zadań związanych z kadrami i płacami wiąże się z ryzykiem błędu, a błąd w tym obszarze bywa kosztowny. Do obowiązków działów HR zalicza się szereg odpowiedzialnych zadań, m.in.:
- prowadzenie akt osobowych
- sporządzanie dokumentacji dot. zatrudnienia oraz rozwiązania umów o pracę
- naliczanie wynagrodzeń, premii oraz składek na ubezpieczenia społeczne
- rozliczanie benefitów, w tym ubezpieczeń grupowych i zdrowotnych
- rozliczenia dot Funduszu Pracy
- rozliczenia dot. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Cena błędu w pracy bywa wysoka, ale da się przed nią zabezpieczyć
Odpowiedzialność ponoszona za błędy oraz forma zabezpieczenia przed ich konsekwencjami jest uzależniona od stosunku cywilnoprawnego łączącego przedsiębiorcę ze specjalistą odpowiedzialnym za zadania dotyczące kadr i płac.
Jaką odpowiedzialność ponoszą kadry?
Pracownik działu kadr zatrudniony na umowie o pracę za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych odpowiada na podstawie właściwych przepisów Kodeksu pracy (odpowiedzialność materialna – art. 114 k.p). Oznacza to, że w razie szkody wyrządzonej nieumyślnie ponosi on odpowiedzialność w wysokości powstałej szkody, lecz maksymalnie do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego mu w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.). Takiego ograniczenia nie wprowadza ustawodawca wobec wyrządzenia szkody umyślnej – wówczas pracownik zobowiązany jest do naprawienia szkody w pełnej wysokości (art. 122 k.p.).
Odpowiedzialność podmiotu lub osoby wykonującej czynności kadrowo-płacowe, na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy B2B, umowy o świadczenie usług) kształtuje się odmiennie. Biuro księgowe lub osoba zatrudniona w oparciu o umowę B2B nie korzysta z ochrony pracowniczej, a podstawę odpowiedzialności stanowią odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. Niekiedy odpowiedzialność za wyrządzoną szkodę może być nieograniczoną kwotowo (nie wyższa niż wysokość szkody).
Ubezpieczenie od błędów w pracy – jak wygląda w praktyce?
Zarówno etatowy specjalista, jak i podmiot realizujący czynności kadrowo-płacowe na zlecenie, mogą zabezpieczyć się przed konsekwencjami błędów, zawierając odpowiednie ubezpieczenie. W obu przypadkach właściwym produktem jest dobrowolne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej. Obejmuje ono ochroną szkody wyrządzone osobie trzeciej w związku z wykonywaniem czynności zawodowych związanych z obsługą kadrowo-płacową.
Roczny koszt takiej polisy zależy zwykle od rocznego przychodu oraz górnego limitu wypłat świadczeń i najczęściej mieści się w widełkach 500–2000 zł.
Ubezpieczenie OC pracownika za szkody wyrządzone pracodawcy
Dobrowolne ubezpieczenie OC pracownika to polisa, która może obejmować jego odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone pracodawcy wskutek nieumyślnych błędów przy wykonywaniu obowiązków. Odpowiednio dobrana ochrona pomaga zabezpieczyć prywatny majątek pracownika, gdy pracodawca dochodzi naprawienia szkody. W omawianym przypadku znaczenie ma opisany wcześniej limit odszkodowania określony w art. 119 k.p.
Z myślą o tym ryzyku na ubezpieczenie od błędów w pracy mogą zdecydować się m.in. specjaliści kadrowo-płacowi, których obowiązki wiążą się z ryzykiem pomyłek w naliczaniu wynagrodzeń, dokumentacji czy rozliczeniach. To osobny rodzaj polisy niż OC zawodowe biura rachunkowego (o którym niżej), które dotyczy odpowiedzialności biura wobec jego klientów.
Błąd a obsługa kadrowo-płacowa prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe
Jeżeli zadania dotyczące kadr i płac są realizowane przez biuro księgowe, to warto wiedzieć, że ochrona kadrowo-płacowa nie jest objęta zakresem standardowego obowiązkowego ubezpieczenia OC biura rachunkowego. Dlatego jeśli reprezentujesz firmę, która zleca obsługę kadrowo-płacową do zewnętrznego podmiotu, to warto upewnić się czy dysponuje on stosownym ubezpieczeniem. Jeśli z kolei zarządzasz biurem księgowym, to w Twoim interesie będzie zadbanie o rozszerzenie ubezpieczenia o sytuacje dotyczące błędów w zakresie kadr i płac, zabezpieczające przed ich konsekwencjami.
Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura księgowego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmuje wyłącznie odpowiedzialność z tytułu prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełne księgi handlowe).
Niektóre towarzystwa ubezpieczeniowe dopuszczają rozszerzenie obowiązkowego OC o klauzulę ubezpieczenia kadr i płac. W innym przypadku ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności w zakresie prowadzenia kadr i płac może zostać zawarte jako odrębna polisa OC.
Jakie koszty może pokryć ubezpieczenie dotyczące kadr i płac?
Takie ubezpieczenie może pokryć przykładowo:
- roszczenia z tytułu uszkodzenia, zniszczenia lub utraty ksiąg rachunkowych, akt, faktur i innych dokumentów związanych z wykonywaniem ubezpieczonej działalności zawodowej
- koszty związane z prowadzeniem sporów sądowych w sprawach objętych ubezpieczeniem OC księgowego
- kary administracyjne i grzywny nałożone przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy
- kary sądowe lub administracyjne powstałe w wyniku postępowania karnoskarbowego, lub karnego.
Zwracamy uwagę na to, że przy zawieraniu umów ubezpieczeniowych zawsze należy zapoznać się z zakresem ubezpieczenia oraz ewentualnymi wyłączeniami. Powyżej wskazujemy jedynie przykładowe koszty, które może pokryć ubezpieczenie.
Pamiętaj: nawet jeśli Twój dział kadr i płac lub firma księgowa, z którą współpracujesz to kompetentni specjaliści, do których masz zaufanie, warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie. To jak parasol dla Twojego biznesu.
Pobierz bezpłatny poradnik „Najczęstsze błędy kadrowo-płacowe” i sprawdź, na co zwrócić uwagę.
