Nie budzi wątpliwości, że wykonywanie zadań związanych z kadrami i płacami obarczone jest ryzykiem popełnienia błędu, w następstwie którego może dojść do powstania szkody.
Do obowiązków działów HR zalicza się wiele odpowiedzialnych zadań, m.in.:
- prowadzenie akt osobowych
- sporządzanie dokumentacji dot. zatrudnienia oraz rozwiązania umów o pracę
- naliczanie wynagrodzeń, premii oraz składek na ubezpieczenia społeczne
- rozliczanie benefitów, w tym ubezpieczeń grupowych i zdrowotnych
- rozliczenia dot Funduszu Pracy
- rozliczenia dot. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Cena ludzkiego błędu czy niedopatrzenia może być wysoka. Od szkód zaistniałych w wyniku takiej sytuacji można się zabezpieczyć.
Odpowiedzialność ponoszona za błędy oraz forma zabezpieczenia przed ich konsekwencjami jest uzależniona od stosunku cywilnoprawnego łączącego przedsiębiorcę ze specjalistą odpowiedzialnym za zadania dotyczące kadr i płac.
Jaką odpowiedzialność ponoszą kadry?
Pracownik działu kadr zatrudniony na umowie o pracę za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych odpowiada na podstawie właściwych przepisów Kodeksu pracy (odpowiedzialność materialna – art. 114 k.p). Oznacza to, że w razie szkody wyrządzonej nieumyślnie ponosi on odpowiedzialność w wysokości powstałej szkody, lecz maksymalnie do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego mu w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.). Takiego ograniczenia nie wprowadza ustawodawca wobec wyrządzenia szkody umyślnej – wówczas pracownik zobowiązany jest do naprawienia szkody w pełnej wysokości (art. 122 k.p.).
Odpowiedzialność podmiotu lub osoby wykonującej czynności kadrowo-płacowe, na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy B2B, umowy o świadczenie usług) kształtuje się odmiennie. Biuro księgowe lub osoba zatrudniona w oparciu o umowę B2B nie korzysta z ochrony pracowniczej, a podstawę odpowiedzialności stanowią odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. Niekiedy odpowiedzialność za wyrządzoną szkodę może być nieograniczoną kwotowo (nie wyższa niż wysokość szkody).
Zarówno specjalista jak i podmiot realizujący czynności kadrowo-płacowe może zabezpieczyć się przed konsekwencjami błędów poprzez zawarcie odpowiedniego ubezpieczenia.
W przypadku specjalistów ds. kadr i płac realizujących obsługę kadrowo-płacową w oparciu o umowę o pracę, umowę cywilno-prawną lub umowę B2B właściwym produktem ubezpieczeniowym będzie dobrowolne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej zawodowej. Obejmuje ono ochroną szkody wyrządzone osobie trzeciej w związku z wykonywaniem czynności zawodowych związanych z obsługą kadrowo-płacową. Roczny koszt tego typu ubezpieczenia jest kalkulowany w oparciu o roczny przychód oraz górne limity wypłat świadczeń ubezpieczeniowych. Z reguły kształtuje się w widełkach 500-2000 zł.
Jak to wygląda w sytuacji kiedy obsługa kadrowo-płacowa jest realizowana przez zewnętrzny podmiot?
Jeżeli zadania dotyczące kadr i płac są realizowane przez biuro księgowe, to warto wiedzieć, że ochrona kadrowo-płacowa nie jest objęta zakresem standardowego obowiązkowego ubezpieczenia OC biura rachunkowego. Dlatego jeśli reprezentujesz firmę, która zleca obsługę kadrowo-płacową do zewnętrznego podmiotu, to warto upewnić się czy dysponuje on stosowny ubezpieczeniem. Jeśli z kolei zarządzasz biurem księgowym, to w Twoim interesie będzie zadbanie o rozszerzenie ubezpieczenia o sytuacje dotyczące błędów w zakresie kadr i płac, zabezpieczające przed ich konsekwencjami.
Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura księgowego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmuje wyłącznie odpowiedzialność z tytułu prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełne księgi handlowe).
Niektóre towarzystwa ubezpieczeniowe dopuszczają rozszerzenie obowiązkowego OC o klauzulę ubezpieczenia kadr i płac. W innym przypadku ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności w zakresie prowadzenia kadr i płac może zostać zawarte jako odrębna polisa OC.
Jakie koszty może pokryć ubezpieczenie dotyczące kadr i płac?
Takie ubezpieczenie może pokryć przykładowo.:
- roszczenia z tytułu uszkodzenia, zniszczenia lub utraty ksiąg rachunkowych, akt, faktur i innych dokumentów związanych z wykonywaniem ubezpieczonej działalności zawodowej
- koszty związane z prowadzeniem sporów sądowych w sprawach objętych ubezpieczeniem OC księgowego
- kary administracyjne i grzywny nałożone przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy
- kary sądowe lub administracyjne powstałe w wyniku postępowania karnoskarbowego, lub karnego.
Zwracamy uwagę na to, że przy zawieraniu umów ubezpieczeniowych zawsze należy zapoznać się z zakresem ubezpieczenia oraz ewentualnymi wyłączeniami. Powyżej wskazujemy jedynie przykładowe koszty, które może pokryć ubezpieczenie.
Pamiętaj: nawet jeśli Twój dział kadr i płac lub firma księgowa, z którą współpracujesz to kompetentni specjaliści, do których masz zaufanie, warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie. To jak parasol dla Twojego biznesu.
