Jak zaoszczędzić na opłatach ZUS, jeśli opłacasz składkę ubezpieczeniową pracownikom

Wiele firm finansuje swoim pracownikom ubezpieczenia grupowe oraz opiekę medyczną. Składka za ubezpieczenie lub opiekę medyczną zalicza się do podstawy opodatkowania wynagrodzenia pracownika, więc pojawia się dodatkowy koszt ZUS po stronie pracodawcy oraz podatek dochodowy po stronie pracownika. 

Są mechanizmy, które pozwalają uniknąć oskładkowania ZUS w odniesieniu do składki ubezpieczeniowej będącej benefitem pracowniczym. Warunkiem, który należy spełnić, aby wykorzystać tę możliwość i obniżyć koszty, jest wdrożenie mechanizmu zwanego „1 zł”. Aby ten mechanizm zadziałał należy wdrożyć odpowiednie zapisy w regulaminie wynagradzania firmy. 

Oto przykładowe zapisy: 

Dopłaty do dodatkowego ubezpieczenia na życie.

1.W ramach działań na rzecz poprawy warunków pracy i zabezpieczenia socjalnego pracowników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umowy-zlecenia, [Nazwa Firmy] oferuje dopłaty do dodatkowego ubezpieczenia na życie. Dopłata do składki ubezpieczeniowej na dodatkowe ubezpieczenie na życie jest realizowana zgodnie z następującymi zasadami:

1. a) Pracownicy oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy-zlecenia partycypują w kosztach ubezpieczenia, pokrywając część miesięcznej składki ubezpieczeniowej.
2. b) [Nazwa Firmy] dopłaca pozostałą część składki ubezpieczeniowej, nieprzekraczającą kwoty [określona kwota] PLN miesięcznie na osobę.
3. c) Kwota dopłat do składek ubezpieczeniowych na dodatkowe ubezpieczenie na życie jest traktowana jako przychód pracownika/osoby wykonującej pracę na podstawie umowy-zlecenia i podlega opodatkowaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
4. Warunkiem skorzystania z dopłat do dodatkowego ubezpieczenia na życie jest aktywne uczestnictwo pracownika/osoby wykonującej pracę na podstawie umowy-zlecenia w programie ubezpieczeniowym oraz zgoda na partycypację w kosztach ubezpieczenia poprzez pokrywanie części składki ubezpieczeniowej.
5. [Nazwa Firmy] nie odprowadza daniny do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) na ubezpieczenie zdrowotne oraz społeczne od kwoty dopłat do składek na dodatkowe ubezpieczenie na życie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
6. Szczegółowe zasady partycypacji w kosztach dodatkowego ubezpieczenia na życie, w tym procedura zgłaszania chęci uczestnictwa w programie ubezpieczeniowym oraz zasady rozliczania dopłat, określa odrębny regulamin programu ubezpieczeniowego, dostępny dla pracowników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umowy-zlecenia w [należy wskazać odpowiednie miejsce].

Jak dużo można oszczędzić na opłatach ZUS? 

Poniżej uproszczona symulacja oszczędności przy ubezpieczeniu grupowym ze składką 60 zł/m-c w odniesieniu do jednego pracownika.

Przy zastosowaniu ulgi jednej złotówki pracodawca jest zwolniony z opłacania składki (emerytalna, rentowa, wypadkowa) – 17,93%. Pracodawca finansuje składkę 59 zł a pracownik 1 zł. Razem 60 zł.

W skali roku oszczędność pracodawcy na podstawie kosztów ZUS za jednego pracownika to kwota 141 zł. W przypadku firmy zatrudniającej sto osób łączna oszczędność to ponad 14 tysięcy złotych. Warto zatem sprawdzić możliwość optymalizacji kosztów związanych z benefitem opieki medycznej lub ubezpieczenia grupowego na życie.

Pamiętajmy, że zapisy w regulaminie płac mają kluczowe znaczenie w kontekście zwolnień z obowiązku odprowadzania składek. W razie wątpliwości warto skorzystać z wniosków o indywidualne interpretacje, które stanowią skuteczne narzędzie w rozstrzyganiu kwestii interpretacyjnych dotyczących przepisów podatkowych i składek ZUS.

Podsumowując, jeśli celem jest obniżenie kosztów oferowanych benefitów, a pracodawca pokrywa koszty ubezpieczenia lub jego część dla pracowników, należy upewnić się, że jest to odpowiednio uwzględnione w regulaminie płacowym. Jest to prosty krok, który może przynieść znaczne oszczędności finansowe dla firmy. Optymalizacja składek ZUS poprzez świadczenia dodatkowe staje się zatem realną opcją dla przedsiębiorstw dbających o swoich pracowników oraz o koszty działalności.