Zmiana ubezpieczyciela grupowego bez przerwy w ochronie i leczeniu

W praktyce największą barierą przy zmianie dostawcy ubezpieczenia grupowego jest obawa przed zmianą. Często, gdy rozmawiamy z Klientami o zmianie powtarzają się dwa pytania o zachowanie ciągłości polisy oraz dodatkową pracę osoby odpowiedzialnej za administrowanie programem.  

Efekt tych obaw jest taki, że wiele firm pozostaje przy obecnym dostawcy nawet wtedy, gdy warunki na rynku dawno się zmieniły. Pakiet odnawia się automatycznie, a nikt nie chce ryzykować przerwy w ochronie dla kilkuprocentowej różnicy w składce. To częsty scenariusz, ale zazwyczaj mało korzystny. Współpraca z brokerem ubezpieczeniowym może pomóc go zmienić.

Jak wygląda zmiana ubezpieczyciela?

Cały proces, który stosujemy przy zmianie ubezpieczyciela grupowego, składa się z sześciu kroków, zaplanowanych tak, żeby nowa ochrona zaczynała się dokładnie w momencie, w którym kończy się stara.

1. Audyt – na tym etapie sprawdzamy, jakie świadczenia i umowy obejmuje obecna polisa, jakie ma wyłączenia i limity oraz kiedy dokładnie się kończy. To ta data, nie kalendarzowa rocznica pierwszego kontaktu, wyznacza dalszy harmonogram naszych prac.
2. Pełnomocnictwo – ten krok jest niezbędny, abyśmy mogli jako broker prowadzić rozmowy z towarzystwami ubezpieczeniowymi w imieniu Twojej firmy, bez angażowania działu kadr w każdą rozmowę handlową.
3. Przetarg – na tym etapie zbieramy oferty od kilku towarzystw ubezpieczeniowych na warunkach porównywalnych z obecną polisą, żeby porównanie było uczciwe, a nie tylko cenowe.
4. Rekomendacja – przedstawiamy porównanie ofert wraz z rekomendacją, jasno pokazując różnice w zakresie, wyłączeniach oraz wysokości składki.
5. Wybór oraz wdrożenie – w tym kroku firma podejmuje decyzję, a my zajmujemy się formalnościami. Zgłaszamy pracowników do nowej polisy, dopinamy daty tak, żeby nowa ochrona zaczynała się dokładnie w dniu zakończenia poprzedniej oraz koordynujemy kroki z obecnym i nowym ubezpieczycielem.
6. Obsługa polisy – po wdrożeniu przejmujemy bieżącą obsługę polisy: zgłaszanie nowych pracowników, wykreślanie odchodzących, pomoc przy szkodach, udzielanie odpowiedzi na trudne pytania pracowników.

Krok piąty realnie decyduje o tym, czy ochrona ma przerwę. Nowa polisa może zacząć obowiązywać dopiero po formalnym zakończeniu poprzedniej, więc harmonogram przetargu i wdrożenia musi być dopasowany do daty rocznicy, a nie odwrotnie. W praktyce oznacza to rozpoczęcie procesu na kilka do kilkunastu tygodni przed rocznicą.

Karencja a zmiana dostawcy

Osobnym pytaniem związanym z ciągłością ochrony jest to, czy nowy ubezpieczyciel wprowadzi karencje, czyli czasowe ograniczenia odpowiedzialności dla pracowników już objętych obecną polisą. Zniesienie lub skrócenie karencji dla osób z ciągłą historią ubezpieczenia nie jest automatyczne, zależy od konkretnych zapisów w umowie z nowym ubezpieczycielem. 

Dlatego to jeden z elementów, które sprawdzamy i negocjujemy już na etapie przetargu. Karencja wraz z zakresem polisy bądź pakietu opieki medycznej i ceną to jeden z kluczowych elementów negocjacji. Więcej o tym, jak działają karencje i kiedy realnie obowiązują, pisaliśmy w artykule „Karencje na ubezpieczeniu grupowym a wypłata świadczeń”.

Co to oznacza dla osoby odpowiedzialnej za ubezpieczenia grupowe oraz opiekę medyczną?

Osoba w firmie odpowiedzialna na co dzień za obsługę polisy grupowej czy opieki medycznej często obawia się zmiany dostawcy ze względu na dodatkową pracę i pytania od zespołu, które zmiana wywołuje. I tutaj ogromnym wsparciem okazuje się być broker ubezpieczeniowy, który przejmuje formalności związane ze zgłoszeniem pracowników do nowej polisy i wykreśleniem ich ze starej. Dział kadr nie zostaje z tym sam. Jeśli w obecnym rozliczeniu z ubezpieczycielem funkcjonuje jakaś forma wynagrodzenia za obsługę administracyjną polisy, to temat, który warto wprost poruszyć już na etapie audytu, żebyśmy mogli sprawdzić, jak wygląda to w nowym układzie, zamiast dowiadywać się o tym po fakcie.

Najczęstsze pytania o zmianę ubezpieczyciela grupowego